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政策法规

常熟市重要档案安全管理办法(试行)

第一章  总  则
第一条  为进一步规范本市重要档案的管理,提高管理工作的科学性、针对性和有效性,确保各类重要档案的安全,维护各级社会组织和公民的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《苏州市档案条例》等法律、法规,结合本市实际情况,制定本办法。
第二条  凡在本市行政区域内的党政机关、群众团体、企业、事业单位保管的重要档案,均适用于本办法。
第三条  市档案局是对本市行政区域内档案工作实行监督和指导的档案行政管理部门,负责组织本办法的实施。
第四条  重要档案保管单位应坚持确保档案安全的管理原则,建立健全安全管理体系,规范管理流程,采用科学可行的方法和手段,努力实现档案安全管理下的高效利用。
第五条  市档案局负责对重要档案安全进行监管。重要档案监管是指市档案局通过采集、分析全市各类档案资源信息,对重要档案范围等级进行明确界定,并对保管重要档案的单位实施严格的监管措施的机制与过程。
第六条  对重要档案安全监管的主要内容:
(一)档案安全管理责任制落实情况;
(二)档案收集的控制措施及执行情况;
(三)档案保管的安全措施及运行情况;
(四)档案利用的安全措施及执行情况;
(五)其他需要重点监管的内容。
第二章 目标与原则
第七条  重要档案安全管理的目标是对本市行政区域范围内所有档案进行价值评价,确定重要档案监管范围和级别,实施差异化监管措施,要求重要档案管理单位严格遵守法律法规,切实提高档案安全管理水平,保障常熟社会稳定健康发展。
第八条  重要档案安全管理遵循以下原则:
(一)全面性原则。重要档案评价范围覆盖本市行政辖区内党政机关、群众团体、事业、企业单位形成的档案。涉及到社会政治经济秩序稳定、社会公共安全、广大民生或社会重要文化遗产内容的,经档案行政管理部门认定,确定为地方重要档案。
(二)公正性原则。重要档案安全管理以法律法规和监管规定为准则,确保在认定、监管过程、结果等各方面的科学、准确、客观、公正。
(三)及时性原则。重要档案评定通常每年进行一次;必要时可开展专项评定,各项监管措施及时到位,最大限度地控制档案管理的风险。
第三章  重要档案评价标准
第九条  重要档案评定以本办法确定的档案所有者、档案数量、档案内容与社会的关联程度、档案的保存价值等四个部分作为评价内容。
第十条  档案所有者。重要档案以国家所有档案为主,非国家所有档案,对国家和社会具有重要保存价值的,或者应当保密的档案,也可列入重要档案范围。
第十一条 档案数量。列入重要档案范围的档案,必须要达到一定的数量,并保管在一个独立法人单位的档案管理机构中。具体数量标准由档案行政管理部门根据不同档案种类而定。如果一个独立法人单位形成的重要档案数量很少,应依法移交有关重要档案管理机构集中保管。
第十二条 档案内容与社会的关联程度。重要档案应当是内容涉及地方政治经济秩序的稳定,涉及社会公共安全,涉及广大人民群众的利益,属于重要文化遗产的档案。
第十三条  档案的保存价值。重要档案应当是保管期限30年或长期以上,在本市范围内唯一的档案。
第四章  重要档案安全监管等级评定标准
第十四条 重要档案安全监管分一级重点和二级重点两个等级。
第十五条 
一级重点监管档案:
(一)属于国家所有的需永久保管的重要档案,保管在国家机关或事业单位的档案。
(二)社会利用较频繁,涉及公民切身利益的重要档案。
(三)涉及社会公共安全的重要档案。
二级重点监管档案:
(一)保管在国家机关、事业单位,对国家、社会、公民有较大利用价值的档案。
(二)本市重点企业、上市企业或拟上市企业、较知名企业的重要档案。
(三)档案管理规模较大的部门档案中心的档案。
(四)驻常高等院校、本市重点学校、重要事业单位的档案。
(五)有代表性的群众团体、基层组织的档案。
 以上标准可以一项或多项进行综合考量。
第五章  重要档案安全监管等级的确定
第十六条  重要档案安全监管等级由档案局业务科室进行调研,根据标准提出重要档案内容和监管级别方案,报档案局依法行政领导小组审批通过。
第十七条  列入重点监管档案的单位,由档案局发文公布,确定为常熟市档案管理重点监管单位,并给予相应的“常熟市档案管理一级重点监管单位”或“常熟市档案管理二级重点监管单位”铭牌。
第十八条 档案局每年进行检查和评定,对需要调整的监管单位提出相应的调整方案。
第六章  重要档案安全监管的要求和措施
第十九条   档案管理重点监管单位的职责:
(一)严格遵守《档案法》及有关法律法规的规定,落实档案管理机构、制度、人员和经费;
(二)明确档案安全责任人,组织实施本单位的档案安全管理工作;
(三)及时做好重要档案的归档工作;
(四)高标准地做好档案的防火、防盗、防光、防高温、防尘、防潮、防鼠、防虫等工作,确保重要档案内容和形式上的完整与安全;
(五) 制订严密的档案借阅、利用制度,切实有效地开展档案利用;
(六)对档案库房设施定期进行检查,确保档案的安全。
第二十条  档案局对档案管理重点监管单位采取多项监管措施。
对一级重点监管单位的监管措施和要求:
(一)做好档案的依法接收、安全保管、安全利用措施;
(二)制定档案安全管理“突发事件应急救援预案”,并报档案局备案;
(三)每年填写《常熟市重要档案监管备案登记表》,及时报送档案局备案;
(四)做好重要档案数字化,并对档案扫描件进行异地备份,确保档案安全;
(五)定期进行安全管理专项检查;
(六)档案保管库房安装安全防护系统进行即时的安全监控,并将库房环境信息发送到档案局监控网;
(七)积极参加有关业务活动,了解档案工作发展的新思想、新理论、新动态。
对二级重点监管单位的监管措施和要求:
(一)做好档案的依法接收、安全保管、安全利用措施;
(二)每年填写《常熟市重要档案监管备案登记表》,及时报送档案局备案;
(三)定期向档案局报送重要档案电子版目录;
(四)对重要档案定期进行安全管理专项检查;
(五)档案保管库房安装安全防护系统,进行即时的远程安全监控,并将库房环境信息发送到档案局监控网;
(六)积极参加有关业务活动,了解档案工作发展的新思想、新理论、新动态。
第七章  附 则
第二十一条  重点监管单位违反档案工作法律法规的,按有关《档案法》和相关法律进行处罚。
第二十二条 本办法由常熟市档案局负责解释与修订。
第二十三条  本办法自发布之日起施行。
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